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経理のDX化?EC業者も知っておきたい電子帳簿保存法

皆さんは「電子帳簿保存法」が改正されることを知っていますか?
EC業者も絶対に登場する請求書などの管理に関して改正された法案です。
今回は、経理のDX化には必見の電子帳簿保存法改正についてお話していきます。

「電子帳簿保存法」とは?


電子帳簿保存法とは、国税関係の書類を電子データで保存することを認めた法律です。
従来では会計帳簿や決算書といった書類は紙での保存が基本でした。

しかし、この法案によって電子データになっている文書をわざわざ印刷して保存するなどの手間を削減し業務の効率化、管理コストの削減、保存場所の確保や髪の印刷にかかるコストの削減などを目的として定められました。

改正のポイント


電子帳簿保存法は令和3年度(2021年度)の改正で要件緩和。スキャナ保存制度は手続きや要件が大幅に緩和され、国税関係の書類の電子化が始めやすくなっています。
その一方で、電子データの改ざんなどの不正行為を抑制するための罰則が強化されます。

電子保存運用の申請承認

改正前改正後
運用開始3ヶ月前に税務署へ申請が必要税務署への申請が不要になる

従来であれば電子保存運用開始の3ヶ月前に税務署へ申請が必要でしたが、法案改正後は申請の必要がなくなります。

タイムスタンプの付与

改正前改正後
受領者もすべての書類にタイムスタンプが必須一定の条件を満たす場合は
タイムスタンプが不要になる

タイムスタンプは書面改ざん防止のために必須とされていましたが、一定の条件を満たすことで必要なくなりました。
条件については後ほどお話していきます(「保存要件4.次のいずれかの措置を行うこと」を参照)。

タイムスタンプ付与期間

改正前改正後
受領者入力:自著して3営業日以内
経理部で入力:2ヶ月+7営業日以内
受領者入力:自著不要
経理部で入力:※2ヶ月+7営業日以内

※ 業務規程で定める必要があります。

適正事務処理要件

改正前改正後
・受領者以外のチェック(相互牽制)
・定期的な検査
・再発防止体制 が必要
適正事務処理要件は廃止

スキャナ保存を行う際の要件の1つとして必要だった適正事務処理要件が廃止となり、電子データ保存導入の敷居が低くなります。

罰則

改正前改正後
改ざん等の不正により納税額を偽った場合、従価税が課せられる改ざんに対しては、通常課される重加算税に10%が加算される

規定が緩和された分、罰則はこれまで以上に厳しいものとなりました。

これらは令和4年(2022年)1月1日から施行されます。

メールやWebダウンロードによるやり取りに注意!


電子データとして保存を取り扱う場合は、出力書面での保存法が廃止になります。

  1. 電磁的記録
  2. COM(電子計算機出力マイクロフィルムのこと。)
  3. 書面←2022年1月以降廃止

今までの取引では電磁的記録、COM、書面のいずれかで保存することが認められていましたが、書面が廃止され、2022年1月1日以降は紙に出力して保存する方法が認められなくなる予定です。

 ー申告所得税及び法人税における電子取引の取引情報に係る電磁的記録の保存義務者が行う当該電磁的記録の出力書面等の保存をもって当該電磁的記録に代えることができる措置は、廃止する。

「令和3年度税制改正の大綱」P.98より

紙で受領している場合はそもそも電子取引対象外なので、紙の保存のままで問題ありません。

気をつけなければならないのは請求書や領収書を電子メール等でやり取りをおこなっていたとき。
いままで電子メールにPDFファイルを添付してやり取りを行い、印刷して紙で保存していた場合、2022年1月にこの保存方法は無効となってしまいます。

電子メールにPDFファイルを添付してやり取りを起こっていた場合は紙に出力するのではなく、電磁的保存またはCOMによる保存を行わなければなりません。

電磁的記録もしくはCOMによって保存が必要となり、保存の際は電子帳簿保存法で定められた一定の保存要件を満たす必要があります。

保存要件


まず、電磁的記録を行うためには以下4つ要件を満たす必要があります。

システムの概要、説明書など関係書類の備付け

こちらは自社開発プログラムを使用する場合に必要に必要な要件です。システムの概要を記載した書類を用意しておく必要があります。

見読性の確保

見読性の確保とは、直ちに目で見て確認できる状態にし、必要に応じて書面での表示ができるようにしておくこと、取引情報の記録を確認できるようにしておく必要があるということです。

具体的には以下が求められます。

  • ディスプレイやソフトウェアなどの備え付け
  • いつでも出力できるようにプリンタの備え付けて
  • 操作説明書の備え付け 

検索機能の確保

指定のデータをすぐに確認できるように、電子記録の検索機能についても定めがあります。検索機能については、以下のすべての機能を満たさなければなりません。

  • 取引年月日や取引金額など書類等に応じた主要な記録項目を検索できること
  • 日付や金額にかかわる記録項目は範囲指定で条件の設定による検索ができること
  • 2つ以上の任意の記録項目を組み合わせて条件検索できること

このことから、メールを保存するだけでは「取引先」や「金額」といった取引情報が検索できないため要件を満たすことができず、罰則対象となってしまうので、注意が必要です。

次のいずれかの措置を行うこと

  • タイムスタンプが付された後の授受(発⾏側のタイムスタンプの付与)
  • 授受後遅滞なくタイムスタンプを付す(受取側のタイムスタンプの付与)
  • データの訂正削除を行った場合にその記録が残るシステムまたは訂正削除ができないシステムを利⽤する
  • 訂正削除の防⽌に関する事務処理規程の備え付け・運用

この項目は上記4点のいずれかを満たすことができれば良いとされています。
そのため、必ずしもタイムスタンプが必要ではなくなったのです。

<電子データの保存要件>
https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/05.htm

次に、保存方法ごとに必要な要件が異なるため、スキャナによる電磁的記録、COMによる電磁的記録、それ以外の電磁的記録によって必要な要件を満たす必要があります。(要件の詳細はこちら)。

まとめ


今回は電子帳簿保存法改正についてお話していきました。
規定が緩和された分罰則が今までより厳しく定義されているので、規則をしっかり守っていきたいですね。
経理をDX化させて効率よく管理していきましょう。

※内容は2021年8月時点での情報です。今後、変更になる可能性がありますのでご留意ください。


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